Otimizar significa “Criar as condições mais favoráveis para tirar o melhor partido possível”. De forma geral, podemos entender otimização como realizar da melhor forma possível com as condições e limitações apresentadas, ou seja, obter o melhor resultado possível com os recursos disponíveis.
Se transportarmos esta visão para um universo de portfólio de projetos, o conceito de portfólio otimizado, ou ótimo, é condicionado pela estratégia e objetivos estabelecidos pela organização, portanto diferentes organizações realizarão otimização de portfólio de seus projetos com diferentes direções buscando maximizar o alcance de seus próprios objetivos.
A realização da otimização de portfólio de projetos pode ser baseada em diferentes relações de investimento-retorno, onde investimentos estão ligados aos recursos da organização, sejam financeiros, humanos ou materiais. Enquanto, o retorno pode se mostrar como aumento de receita, melhoria da performance, novos mercados ou redução de custos.
Para que a implantação da otimização de portfólio de projetos em uma organização seja eficaz e confiável se faz necessário a aderência a premissas que serão utilizadas como base para construção do processo de otimização. Algumas premissas relevantes:
Gestão de riscos: a empresa necessita ter um processo de gestão de riscos estabelecido, para que seja possível identificar, tratar e controlar os riscos ligados aos projetos, tornando-os gerenciáveis e apresentando métricas de riscos que permitam priorizá-los.
Cada projeto possui riscos e incertezas individuais que podem afetar seu andamento e conclusão, entretanto, quando buscamos uma visão do portfólio de projetos como um todo é necessário considerar não só riscos individuais, mas sim a correlação entre os riscos de cada projeto envolvido, e como eles afetam o desenvolvimento do portfólio.
Neste sentido, projetos com riscos similares tendem a amplificar o risco inerente ao portfólio, uma vez que sua materialização pode impactar mais projetos e representar uma ameaça maior que riscos que estão presentes em projetos únicos. Deste modo, é importante realizar a diversificação de seu portfólio de projetos, com projetos de natureza distintas e com diferentes perfis de riscos, reduzindo a probabilidade de que um único risco afete todo o portfólio.
É esperado que projetos que possuem uma previsão de retorno elevada carreguem com si uma exposição a risco também elevada, por se tratar de investimentos mais robustos.
Seleção de projetos: é necessário ter critérios de seleção para os projetos bem definidos, mensuráveis, para que todos os possíveis projetos sejam avaliados com base na mesma métrica.
O processo de seleção de projeto se torna o alicerce para a construção de um portfólio de projetos estruturado, uma vez que apresente parâmetros claros e objetivos, sejam quantitativos ou qualitativos. Alguns parâmetros comumente usados são a análise de valor agregado (EVA), análise de riscos, retorno sobre investimento (ROI) e o tempo de retorno do investimento (TRI).
Visto que a construção da otimização de portfólio se baseia nos objetivos da empresa, o portfólio de projetos deve estar alinhado a estratégia do negócio aumentando a probabilidade de alcance dos objetivos. Portanto, uma métrica crucial para a seleção de projetos é sua compatibilidade com o planejamento estratégico da empresa.
Outros fatores intangíveis que podem ser utilizados como parâmetro para seleção são a Análise de impacto, que avalia o impacto do projeto em outros projetos, processos ou áreas do negócio, a viabilidade técnica, que mede a capacidade da empresa de realizar tal projeto. Mas, estes fatores precisam ser evidenciados através de parâmetros mensuráveis, para diminuir o viés humano na decisão.
Planejamento de recursos: é fundamental ter uma visão dos recursos disponíveis para execução dos projetos, como pessoal, orçamento, equipamentos e tempo. A fim de garantir que os projetos selecionados consigam ser executados dentro do planejamento.
Uma etapa crucial para otimização de portfólio está na disponibilidade de recursos para realização dos projetos, recursos financeiros, humanos, como habilidades e conhecimentos, materiais, equipamentos e instalações, e tecnológicos, como softwares e ferramentas. Para uma otimização de uso dos recursos é necessário analisar suas capacidades e restrições, e como eles se distribuem em cada projeto, específico, e no portfólio de forma geral.
Com esta análise, podemos priorizar a alocação de recursos de acordo com a viabilidade e impacto, de cada projeto, no negócio, mantendo em vista a contribuição de cada um para o alcance dos objetivos da empresa.
Esta abordagem permite que a empresa utilize seus recursos de um modo mais eficiente e estratégico, maximizando o valor agregado ao negócio.
Planejamento de projeto: a base para o funcionamento de um projeto está em seu planejamento, e cronograma, portanto os projetos de uma empresa precisam compartilhar premissas e parâmetros para seu planejamento, tornando possível uma análise conjunta.
Com uma estrutura de cronograma e planejamento bem definidas é possível priorizar projetos pelo tempo, isto é, priorizar projetos com base na capacidade da empresa de cumprir com os prazos estipulados no planejamento.
Para esta etapa é necessário realizar uma análise dos prazos estipulados por clientes e fornecedores, prazos internos da empresa, disponibilidade de recursos e capacidade de atender as demandas e programação de cada projeto.
É comum a utilização de softwares de gerenciamento de projetos para estes tipos de análise, como MS Project Portfólio Management, Primavera Portfolio Management, Portfólio for Jira e outros. Com estes softwares é possível integrar os projetos em único ambiente podendo visualizar a distribuição de recursos do portfólio, assim como seu caminho crítico e correlações.
Valores intangíveis: para seleção de um projeto, existe mais do que apenas fatores financeiros a serem considerados. Os projetos a serem implantados impactam em conceitos intangíveis definidos no planejamento estratégico da empresa como Pessoas, Finanças, Performance, Imagem, Relação com investidores, Sustentabilidade e ESG, Relação com clientes, entre outros fatores.
Para este tipo de análise é comum a utilização da Análise de multicritério afim de estabelecer métricas bem definidas, que levam em consideração tanto valores tangíveis, como investimento, retorno, como valores intangíveis citados acima.
Além dos valores de classificação de cada um dos critérios, será definido peso a cada conceito, buscando identificar sua relevância em relação ao alcance dos objetivos da empresa, desta forma podemos classificar diferentes critérios em uma mesma escala.
Por fim, utilizando critérios de classificação únicos para valores tangíveis e intangíveis podemos comparar o desempenho de diferentes projetos a partir da escala criada. O que irá permitir aos decisores basear sua seleção em critérios mais amplos e completos para os projetos.
Como visto acima, a otimização de portfólio de projetos precisa estar ligada aos objetivos gerais da empresa, se considerarmos uma situação em que o objetivo primário da empresa seja elevar a relação de investimento-retorno, este será o parâmetro base para a análise do portfólio.
Neste caso, o objetivo da otimização de portfólio seria identificar a combinação de projetos que permita gerar o maior valor agregado a empresa para diferentes níveis de investimento a serem realizados e níveis de exposição a risco distintos.
Para encontrar o melhor intervalo de portfólio de projetos, em relação a risco e retorno, para uma determinada empresa, é necessário a utilização de técnicas de análise de riscos e modelagem matemática para encontrar tal combinação ideal de projetos que maximize o retorno previso para determinados níveis de exposição a riscos, como Análise de sensibilidade, Simulação Monte Carlo, Modelagem de regressão e Análise de cenários.
Com estas técnicas é possível chegar a um universo de portfólios de projetos que apresentam uma “Fronteira de eficiência”, que é um conceito que visa mostrar o melhor equilíbrio possível entre risco e retorno para o portfólio, a partir de todas as informações de entrada.
Fronteira de eficiência para um universo de 5 portfólios:
Com a utilização da fronteira de eficiência é apresentado ao decisor diferentes portfólios de projetos e sua relação de risco e retorno, permitindo a seleção do portfólio que mais se enquadra nos objetivos da empresa.
Analisando a fronteira de eficiência podemos retirar insights valiosos para o processo de decisão. Por exemplo, portfólios de projetos que se encontram mais próximos da curva de eficiência tendem a representar uma melhor opção que portfólios que se encontram mais afastados. Entretanto, é possível que portfólios estejam próximos a curva de eficiências mas em extremos diferentes, como os portfólios “A” e “C”, apresentados acima.
O portfólio “C”, apresenta um retorno esperado elevado, em contrapartida é necessário assumir uma exposição a riscos maior para alcançar este retorno. Enquanto, o portfólio “A” apresenta baixíssima exposição a riscos e, consequentemente, apresenta um retorno esperado inferior.
Desta forma, é possível inferir que o nível de apetite a riscos da organização irá interferir diretamente na seleção do portfólio de projetos ideal e por fim no retorno esperado para a organização.